ITソリューション事業部の臼木です。
弊社の主力サービスの一つに書類整理と言うものがあります。
そこで今回は書類整理のポイントについて書いてみたいと思います。
少しでも皆様のお役立ちになれば幸いです。
書類を探すのにこんなに時間が・・・
実は書類を整理整頓すると言うことはすごく大事なんです！
なぜかと言いますと、１日８時間の労働の中で人は平均すると３０分前後探し物をしていると言われています。
年間勤務日数が２５０日だとすると、１２５時間！約１６日は探し物をしていると言うことになりますね。
毎日３０分残業している方は残業しなくてよくなるかもしれませんよ（笑）！
書類の優先順位・保管方法・保管場所、廃棄サイクルが大事
・優先順位とは
作成年月も新しく使用頻度が高めの書類や、古くて使用頻度の低い書類を分類ごとに分けたり、順番を付ける事でレイアウト変更する時や廃棄選定の時などに判断しやすくなります。
・保管場所、保管方法とは
例えば、保管場所で言えば近くの書庫に使用頻度の高い書類、古い書類や使用頻度の低い書類は遠くの書庫（外倉庫など）に保管する事をルール化し徹底する。
保管方法についての１つの例としては、書類を種別ごとに分け年度順に収納する。
使用頻度の高い書類は書庫の入り口近くに置き、使用頻度の低い書類や古い書類は奥に保管。
優先順位が低くなると奥にずれていくというようなサイクルを作成する。
・廃棄サイクルとは
保存年限が過ぎていて、全く使用しない書類や使用頻度の低い書類などを１年に１回見直し書類の廃棄作業を行う。
書類の優先順位が決まっていると廃棄選定の判断がしやすくなります。
※廃棄選定は思い切りが結構大事です！
使いやすいレイアウト作りとサインの作成は重要
書類を保管する上で重要なのは使いやすさと探しやすさです。
よく使う書類が遠い書庫にあったり、書庫の中でも取りづらいところにあると時間もかかりますしイライラもしちゃいますよね。
そうならないためにも書類の使用頻度、総量、優先順位等を考え書庫のレイアウトを作ることが大事です。
また収納した書類には探す方がわかりやすい見出しをキャビネットに表示することで検索性が格段にあがります。
加えて配置図なんかも作成して目立つ所に貼り付けると、書庫内にある複数の分類の書類を一目で探すことができたりしますので大変便利です。
お時間があればぜひ作成してみてはいかがでしょうか。
最後に・・・
と言う事で今回は書類整理のポイントについて書いてみました。
まだ他にも「書類全てに管理番号を付けて一覧表化する」とか「文書管理担当者を決める」とか「ファイルの背表紙を色分けする」とか細かい方法はたくさんあります。
弊社は上記のようなサービスを主軸としていますので、書類の収納やスペース問題、廃棄など書類でお困りの事があればぜひ一度ご相談ください。
きっとお役に立てると思います。
ITソリューション事業部：臼木